Veranstaltung im Club - Was beachten? Tipps & Ratschläge

[Oliver Dash]

Hey Leute,

zuerstmal bitte steinigt mich nicht gleich wenn es dieses Thema hier schon irgendwo gab. Hab auf anhieb nicht genau die passenden Antworten auf meine Situation gefunden und suche eigentlich nur etwas rat.

Ich würde gerne in einem Club in meiner Stadt eine Party Veranstalten.
Der Laden fässt gut und gerne ca. 400 Leute. Es soll eine House, Deep House, Tech House Party werden. Mit mir und anderne Lokalen befreundeten DJs. Profit steht erstmal nicht an erster Stelle, ich will nur kein Minus machen.

Ich stell mir das so vor, dass ich den Club für meine Veranstaltung miete. Ich würde mich dann um Promotion, Banner Gestaltung, Lineup usw. kümmern.
Ich kenne es meistens so, dass der Veranstalter den Eintritt bekommt und der Club den Umsatz an Getränken.

Licht & Ton sind in dem Club ja schon vorhanden, sowie Personal. (Barkeeper & Türsteher). Damit will ich auch am liebsten nichts bzw so wenig wie möglich zu tun haben, da ich mich da zu wenig mit auskenne.

Ich frage mich nur, was man sonst noch beachten muss oder was sonst noch von mir benötigt wird, wenn man einen Club für eine Veranstaltung mieten will. Gema, Ordnungsamt, Ausschenkgenehmigung und was es da noch so alles gibt, sollte dann ja sache des Clubs sein oder wie läuft das ab?

Wie siehts mit einer Veranstalterversicherung aus? Muss ich ein Gewerbe anmelden? Was habt ihr sonst so für Tipps & Ratschläge wie man so eine Sache am besten angeht. z.B Wie soll die Kontaktaufnahme mit dem Club geschehen und wie sollte man sein Vorhaben am besten präsentieren?

Für jeden nützlichen Ratschlag wäre ich sehr dankbar.
Ich will meiner Stadt mal wieder eine Geile Party bieten. 2012 War ein so geiles Jahr für uns, aber 2013 sieht es im Bereich House hier sehr bitter aus. Das will ich gerne wieder mit einer Partyreihe verbessern.

Grüße,
O'Dash

 

[dan99]

Viele Fragen auf einmal... naja, mal ein Versuch ungeordneter Stichworte:

1. Auf jeden Fall irgendwie einen schriftlichen Vertrag machen, kann auch sehr stichwortartig sein, eine Vertragform ist in Deutschland ja nicht vorgeschrieben. Da die wichtigsten Sachen rein, also Mietpreis, Zeit, Leistungen des Vermieters, Leistungen des Mieters.

2. Leistungen Vermieter: oft auf Absprache flexibel, insbes. z. B. Türdienst, Ausschank usw. Ausschank machen viele Locations eh lieber selbst, dürfte Dir entgegenkommen. Wichtig noch auf der Leistungsseite Vermieter festzuschreiben: Zahlt Vermieter GEMA?

3. Leistungen Mieter: falls Vermieter keine GEMA zahlt. Türdienst ggf. auch nach Absprache. Nicht zu unterschätzen: Reinigung der Räumlichkeiten vor Übergabe? Welcher Zustand? (nur "besenrein" oder jeder Spiegel hochglanzpoliert?)

4. Wenn irgendwie Eintritt kassiert wirst Du ja vermutlich mit Deinen Leuten selbst kassieren wollen. Das muss dann mit der Tür (falls die von der Location kommt) abgestimmt werden, auch bzgl. Kriterien Wiedereinlass, Gästelisten usw.

5. Wie anfragen? Ich würd's erstmal telefonisch probieren. Irgendwie schwulstigen Briefe landen ja sowieso nur in der Rundablage. Also lieber frontal mit drei Sätzen anfragen, und wenn grundsätzlich positive Rückmeldung, dann halt zusammensetzen.

6. Versicherung: solltest Du auf jeden Fall abschließen.

7. Ach ja, Mietpreis für so 'ne Nacht: Ich weiss nicht, wie die Leute bei euch so drauf sind. Hier in B sollte man sich lieber nicht ansehen lassen, dass man bzgl. VA-Orga noch grün hinter den Ohren ist. Das führt nämlich gelegentlich schon mal zu irren Mondpreisen. Also zumindest bis der Preis steht erstmal möglichst routiniert auftreten, und ggf. erst später durchblicken lassen, dass man bei der ein oder anderen Sache noch unerfahren ist.

8. Gewerbe: für 'ne einmalige Aktion brauchst Du keins. Wenn sowas regelmäßiger stattfinden soll schon.

 

[Oliver Dash]

Das sind schonmal viele Gute Ratschläge dan99. Vielen Dank, dass du dir so viel Zeit genommen hast.

Es ist natürlich klar, dass man vorweg nur grob sagen kann, wie das ganze Abläuft, da jeder Club da andere Vorstellungen hat, aber ein Grober Fahrplan so wie du es aufgeschrieben hast, ist schonmal sehr hilfreich für mich. Danke nochmals!

Wegen versicherung habe ich hier im Forum öfters was von Erpam gelesen. Würde ich wahrscheinlich dann mal dort probieren.

Wegen den Mietpreisen mach ich mir nicht so große sorgen. Der Laden ist recht Locker drauf und ich kenne auch einen Veranstalter recht gut der da schon öfters was geschmissen hat. Zur not könnte ich ihn also Fragen, wenn mir die Preise komisch vorkommen.

Also momentan ist es ja alles noch reine Gedankenspinnerei, aber ich sag mal wenn alles gut läuft und ich kein Minus mache (Also genug leute kommen), würde ich sehr gerne eine Partyreihe (so alle 2 Monate) daraus machen. Fürs erste würde es aber gehen, wenn ich Gewerblich nichts anmelde? Was mach ich denn dann mit meinem eventuellen Gewinn? Der muss doch irgendwie versteuert werden oder so? Muss man nicht zumindest irgendwo bescheid geben das man was eingenommen hat?

 

[dan99]

Fürs erste würde es aber gehen, wenn ich Gewerblich nichts anmelde?

Würde ich erstmal so sehen, ja. Ein Gewerbe brauchst Du dann, wenn Du regelmäßig mit einer bestimmten Tätigkeit Einnahmen erwirtschaften willst. Das ist bei einer einmaligen Aktion nicht gegeben.

Was mach ich denn dann mit meinem eventuellen Gewinn? Der muss doch irgendwie versteuert werden oder so? Muss man nicht zumindest irgendwo bescheid geben das man was eingenommen hat?

Dafür gibt's die Einkommensteuererklärung beim Finanzamt. Und da die Anlage GSE für gewerbliche Einnahmen. Weil Clubbetrieb, Partyausrichten etc. ist gewerblich und nicht freiberuflich, daher GSE.

Es ist ein wenig irreführend: Ggü. dem Fiskus kannst Du durchaus Einnahmen aus gewerblicher Tätigkeit haben, ohne ordnungsrechtlich ein Gewerbe angemeldet zu haben.

Solltest Du mit Deiner ersten Party durchstarten, mach' einfach eine gescheite Buchführung mit Einnahmen und Ausgaben, dann kannst Du eine sog. "Einnahmenüberschußrechnung" erstellen und auf dieser Basis dann auch ggü. dem Finanzamt Deinen Gewinn aus dieser Aktion erklären.

Sobald Du allerdings absehen kannst, dass Du wirklich regelmäßig aktiv werden wirst, ist ein (Neben-)Gewerbe wirklich hilfreich. Insbesondere auch bezogen auf die Umsatzsteuer. Aber das ist der zweite Schritt. Ich würde mich im Moment erstmal darauf konzentrieren, die Sache überhaupt ans Laufen zu bringen.

 

[djtobander]

Super Tipps von dan99, damit sollte eine einmalige Veranstaltung auf jeden Fall klappen. Das einzige, was ich noch hinzufügen würde,
weil ich damit mal böse auf die Schnautze gefallen bin, laß dich auf GAR KEINE FALL auf einen Mindestumsatz ein.

Ich sollte dem Clubbetreiber einen gewissen Umsatz garantieren und (falls es schlecht läuft) die Differenz ausgleichen.
Ich trug also das ganze Risiko, obwohl ich die ganze Arbeit hatte und er strich nur den Gewinn ein (natürlich lief es schlecht an dem Abend ).

Auf jeden Fall viel Erfolg bei deiner Party. Erzähl mal, wie es gelaufen ist, wenn es machst.

 

[Ravec]

Miete bedeutet ja, du würdest rein rechtlich gesehen die Lokalität für einen gewissen Zeitbereich x zur Verfügung gestellt bekommen
Diese Aussage ist gerade bei Events in Clubs sehr heikel, gerade wenn andere Personen dort dann arbeiten.
Diese würden rein logisch dann für dich arbeiten und nicht für den Club, dass heißt du bist verantwortlich für Arbeitsschutz, Bezahlung, GEMA etc.

Anders sieht das ganze aus, wenn man für eine VA ein Kooperationsvertrag (kp ob es das juristische Fachwort ist) mit einem Club schließt.
Dort sollte dann jedoch explizit drin stehen, wer welche Befugnisse hat.
Hatte schon von VA's gehört und leider auch selbst die Erfahrung im jungen Alter gemacht, dass sich der Veranstalter wirklich reingehangen hat und dann an der Tür (Türsteher vom Club) die Leute teilweise willkürlich aussortiert wurden und der Veranstalter beim Club keine eigenen Befugnisse mehr hatte auf seiner Veranstaltung^^
An dieser Stelle kann ich wirklich nur mahnen und rate dir eine juristische Person den Vertrag überprüfen zu lassen.

 

[Oliver Dash]

Super HIlfreiche Tipps. Danke
Wenn sich da was ergeben sollte, werde ich natürlich mal berichten. Kann aber noch etwas dauern, ich brauch erstmal noch ein Vernünftiges Konzept / Namen.