Also ich sehe das so:
Wenn du kein Geld bekommst und den Auftritt somit ehrenamtlich und zum Zwecke eines "Fundraisers" absolvierst hast du vom Finanzamt erstmal nichts zu befürchten. DJing ist weder ein "Beruf mit Meisterprivileg" o.ä., der Ausübungsbeschränkungen unterliegt, was das Gewerbeaufsichtsamt interessieren könnte, noch erzielst du zu versteuernde Einnahmen an diesem Abend, was das Finanzamt beträfe.
Mit dem Ordnungsamt muss sowieso Kontakt aufgenommen werden, schon allein wegen dem Umfang der Veranstaltung, der Genehmigung selbiger und des entsprechenden Hygienekonzeptes, sobald z.B. öffentliche Verkehrsflächen betroffen sind oder sich eine gewissen Menge an Menschen gezielt durch den Ort bewegt (Kneipenjagd / Clubcrawl). Da wissen die Betreiber aber i.d.R. Bescheid was sie sonst so machen müssen wenn sie sowas organisieren.
Was deine Musik angeht, so musst du und wirklich du (bzw. jeder deiner 9 Kumpels) für die öffentliche Aufführung die korrekte Abgeltung des VR-Ö Tarifes, also die Vervielfältigungslizenz entsprechend nachweisen können für die GEMA.
Gewerbe oder nicht, lediglich die öffentliche Aufführung reicht als Auslöser aus.
(Definition von 2013: ab 2 möglichen Zuhörern, nix mit "geschlossener Veranstaltung" oder so.)
Das bedeutet: Auflegen nur mit Originaltonträgern. Diese können sein z.B. Original-CDs oder Schallplatten.
Alternativ Festplatten / USB-Sticks mit Original-Downloads direkt auf dieses Medium und entsprechenden Kaufbelegen.
Sobald du irgendeine Kopie / Vervielfältigung mitführst so ist diese entsprechend anzumelden und zu zahlen, falls es sich um GEMA-Repertoire handelt (deine Nachweispflicht falls nicht).
Stichwort: "GEMA-Vermutung"
Was die Abgeltung der Wiedergaberechte gegenüber der GEMA / GVL angeht, so ist es durchaus üblich, dass der jeweilige Veranstalter oder ggf. die einzelne Location diese Gebühren übernimmt.
Auch hier wieder Vorsicht: Selbst wenn kein Eintritt verlangt wird sind trotzdem Gebühren für die öffentliche Aufführung fällig!
Es gibt aber Sonderregelungen für Sonderfälle, also am besten mit der zuständigen GEMA-Stelle sprechen.
Ist aber lediglich meine Meinung, ich bin weder Amtsperson oder Anwalt noch Steuerberater und arbeite auch nicht bei der GEMA, also kann ich nur vermuten.
