Also ich kann dir ja einfach mal meine Erfahrung mit sowas schreiben.
Ich Mache seit 7 Jahren einmal im Jahr eine Party anlässlich meines Geubrtstages, und damit das alles richtig "fett" wird hab ich mich damals mit 4 Freunden zusammen getan und angefangen zu Organisieren.
- Im ersten Jahr haben wir einen "Freizeitraum" gemietet und das ganze als "Privatparty" laufen lassen ohne Eintritt und weniger als 150 Leuten, was dann die GEMA, zumindest damals (ich glaube jetzt ist die grenze 100 Leute) nicht gejuckt hat. Wir haben 25 Kisten Becks gekauft, pro bier glaub 2 Mark genommen und hatten ~130 Leute da. War echt lustig, aber halt keine richtige "Party" in dem Sinne. Die Party lief ohne Flyer und Promotion
- Das Folgejahr haben wir uns gedacht man könnte es einfach mal in einem kleinen Club hier probieren, und da niemand unsere Party kannte ist der Besitzer natürlich mit Vorsicht an die Sache gegangen, also haben wir die "Lila Eule" in Bremen gemietet. Unsere Konditionen damals waren 1000 Mark Clubmiete, und wir stellen die DJs. Vom Eintritt haben wir die Hälfte bekommen und haben 5 Mark eintritt genommen. Wir mussten uns dafür nicht ums aufräumen, getränke, gema etc. kümmern. Unterm Strich haben wir bei der Party jeder 20Mark für den Abend bezahlt was echt ok war dafür das es ja ne Geubrtstagsparty war. Der Club war zum bersten voll und die Stimmung ULTRAGEIL da sich irgendwie alle kennen. Hier hatten wir von einem Freund nen Flyer zeichnen lassen und einfach im Copyshop kopiert ... sah sehr billig aus :/
- Im 3. Jahr haben wir über Connections einen anderen Laden ausprobiert, welcher normal als Restaurant funktioniert nur am Wochenende dort Partys steigen ... das Scusi in Bremen. Dort war vereinbart Getränke voll der Besitzer, Eintritt voll wir ... Dafür mussten wir alles machen, Musik, Gema, Flyer, Eintritt, Türsteher. Weis garnicht was wir da genommen haben, waren glaub auch 5 Mark. Sind unterm Strich mit +50 pro person aus der Geschichte raus. Der Besitzer war superhappy, der Laden zum platzen gefüllt und wir hatten so ~550 gäste im durchlauf.
- Die Jahre drauf lief es eigentlich nie anders, mitlerweile zahlene wir für die Party keine Miete mehr in irgendwelchen Läden und haben hier schon einige durchprobiert. Es funktioniert eigentlich immer auf das gleiche Schema, Flyer designen, Promotion machen halt grossteils im Freundeskreis, Kasse voll oder 1/2 wir, jenachdem ob Club oder Location und was mach so mitbringen muss, mit den Getränken und dem "aufräumen" später wollten wir noch nie was zu tun haben und hatten wir auch noch nie was zu tun ... und das war/ist für die Partys wirklich wichtig.
Ich kann dir einfach empfehlen ohne das du ein Risiko eingehste gleich Bankrot zu laufen. Überlege dir wieviele Leute du auf der "sicheren seite" hast die also aus deinem Umfeld aufjedenfall auf deine Party kommen würden und mach dir dann eine Kostenaufstellung.
- Ladenmiete (lässt sich sicher verhandeln)
- Gema (sagste dennen am Telefon das du weniger als 170 Personen hast, nur mit CD drehst und 1 Euro eintritt nimmst, zumindest hier in Deutschland ist das der mindestsatz, dann kommst du auf knapp über 40 Euro gema raus.
- Kasse organisieren wer die Kohle kriegt
- ggf. Anlage mieten was ja nach anlage auch mal 300-400 Euro kosten kann, falls der Club keine hat. Und nichts is schlimmer auf ner Party als ne Schlechte Anlage.
- Flyer designen und rechtzeitig in Druck geben und ordentlich Coverage machen. da kann ich nur www.flyerwire.de empfehlen, sind nicht teuer und sauschnell.
So... mehr fällt mir persönlich grade nicht ein ... hoffe ich konnte dir mit meinen Gedanken etwas helfen ...
Hier nochmal ein Flyer von unser Party im Jahr 2002
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so als werbung