Checkliste fuer eine grosse Veranstaltung

Da immer wieder die Frage nach Tips & Tricks fuer Party-Organisation vorkommen, habe ich mich entschlossen, mal ein paar Dinge niederzuschreiben. Es ist mehr eine Art Brainstorm zu dem, was man alles beachten muesste, will man eine groessere Open-Air Veranstaltung durchziehen. Im Prinzip also eine Veranstaltung, die die meiste Arbeit erfordert und die meisten Genehmigungen.
Fuer kleinere Veranstaltungen koennt ihr euch die Sachen herauspicken die fuer euch zutreffen.
Im echten Leben nennt sich so ein Ding "Drehbuch" und dient dazu, die Verantwortlichkeiten, Reihenfolge, Arbeitsprozesse und eventuelle Besonderheiten festzulegen. Kurz: "Wer macht was, wie und wann".

Es wird davon ausgegangen, dass ihr eure Rechts-Form schon gefunden habt und man sich nicht noch zusaetzlich um Steuernummer, Statuten etc... kuemmern muss.

Wie bei allen diesen "Tutorials" gilt: Anregungen & Verbesserungen per PN willkommen, aber kein BS please...

Alle Infos wurden aus der Praxis und dem Internet entnommen, da ich selber nicht in Deutschland wohne bzw arbeite. Nebst eigenen kleineren Veranstaltungen war ich beteiligt an Events mit bis zu 6000 zahlenden Besuchern und arbeite in der Cateringsbranche, also nicht wundern ueber die detaillierten Angaben zu Hygienevorschriften...

Disclaimer / Hinweis!

Die Angaben erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit sondern dienen lediglich als Gedankenstuetze. Diese Checkliste entbindet euch auch nicht von der eigenen Sorgfaltspflicht! Informiert euch vor Ort mit Fachpersonal!
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, das ich oder die administrativen Mitglieder und Betreiber des DJF keinerlei Haftung aus Fehlinterpretationen und / oder Missbrauch dieser Informationen übernehmen!
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Teil I: Projekt-Konzept

Party-Konzept

• Ideen sammeln, gemeinsam diskutieren, manchmal wird aus zwei guten Ideen eine noch bessere dritte Idee.
• Projekt-Wunsch herausfiltern.
• Sponsoren suchen die einigermassen dazu passen koennten, Bedingungen dafuer abfragen.
• Projektkonzept ausarbeiten unter Beruecksichtigung der Foerderbedingungen.
• Ueberschlaegigen Finanzplan erstellen mit Ausgaben / Einnahmen aus zusammengefassten Positionen fuer z.B. Kuenstlergagen und Nebenkosten, Hotelkosten, Technischer Bedarf, Personal, Werbung, Buerokosten, Versicherungen.... incl. geschaetzter Einnahmen, vorhandener Eigenmittel, in Geld umgerechnete Eigenleistung und zu beantragender Foerdermittel/Sponsorgeldern; unterm Strich sollte bei halbvollem Gelaende zumindest im Planungsstadium +-0 angestrebt werden.
• Antraege fruehzeitig stellen und nach einiger Zeit nachfragen, ggf. noetige Aenderungen vornehmen.
• Bevor das Projekt startet, sollte von allen Zuschussgebern eine prinzipielle Zusage vorliegen, zumindest aber eine telefonisch erfragte positive Tendenz sowie die Erlaubnis zum vorzeitigen Massnahmenbeginn, wenn ein Zuschussbescheid noch nicht erteilt wurde.
• Es hat sich als sinnvoll erwiesen, moeglichst viele Projekthelfer fruehzeitig namentlich auf ihre Mitarbeit festzulegen, moeglichst mit Zeitumfang und Aufgabenbeschreibung, z.B. in einem Besprechungsprotokoll. Aufgabenverteilung ist das Stichwort.

Teil II: Konkrete Vorbereitung

Konkrete Party-Vorbereitung

• Geeigneten Termin suchen in Absprache mit Kooperationspartnern, anderen Veranstaltern, Artists, Ordnungsamt, Materialverleihern, Getraenkelieferant....
• Booking mit KuenstlerInnen, eventuell auch kurzfristig verfuegbares Ersatzprogramm abklaeren.
• Buehne, Gitter, Zelte, Technik, WCs, Kuehlwagen, Fest-Moebel .... fruehzeitig buchen, Preisvergleiche lohnen sich, es gibt unglaubliche Unterschiede. Und besonders teuer kann es werden, wenn man erst kurz vor knapp einen WC-Wagen buchen muss.
• Termin-Info-Fax an andere Veranstalter, Kooperationspartner, Ordnungsamt.... , ins Internet und an die naheliegende Nachbarn.
• Verantwortliche benennen für Werbung/PR, Aufbau, Kuenstlerbetreuung, Programmablauf, Gastronomiebereiche u. Gestaltung, Tontechnik, Buehnenlichttechnik, Elektrik, Installationen, Kasse, Staendebetreuung waehrend dem Fest, Sanitaetsdienst, laufende Sanitaer-Kontrolle und -reinigung, Nachtwache?, (taegliche) Veranstaltungsflaechenreinigung frueh morgens, Abbau,
  Noteinsaetze, Springer, Security-Dienst...
• Staendebetreiber festlegen, besonders Getraenke (Hauptumsatztraeger?),
• Vertraege mit Verkaufszeiten und Abrechnungsmodus und allen Anforderungen.
• Internen Kalkulationsrahmen festlegen für erwartete Einnahmen und moegliche Ausgaben.
• Detailregelung mit KuenstlerInnen vertraglich festlegen, Regelung von Catering - z.B.Vegetarier oder Veganer dabei? Ausgabe von Essensmarken? -, Unterkunft, Fahrdienst, technische Anforderungen (technical rider?), Requisiten, Ankunft, Soundcheck-Reihenfolge...
• Aufbauplan erstellen => Verteilung von Staenden, Buehne, Flucht- und Rettungswege, Transportwege für Material.... , Strom- und Wasserverteilungsplan.
• Aufbauablaufplan erstellen, wer muss/darf zuerst aufbauen, wer baut in welcher Reihenfolge ab?
• Gestattung (=erleichterte Konzession) beantragen beim Ordnungsamt/Gewerbeamt zusammen mit Sperrzeitverkuerzung für alle Flaechen, auf denen Speisen oder Getraenke verkauft werden und die noch nicht über eine Gaststaette konzessioniert sind, Festleiter ist Verantwortlicher! Genau abklaeren, in welcher Zeit die Staende mit welchem Angebot betrieben werden duerfen, wie lange Live-Darbietungen dauern, hier insbesondere Musikdarbietungen, mit welchem Laerm-Grenzwert für dieses „seltene Stoerereignis“.
• Genehmigung beantragen für Verkehrsschilder/Absperrungen bei Polizeibehoerde, Abtl. Verkehrslenkung und Ausleihantrag dafuer stellen beim Tiefbauamt.
• Versicherungsumfang abklaeren: Veranstalterhaftpflicht, Mitarbeiterunfall, Beschaedigungen, Ausfall, Technikversicherung. Siehe dazu auch die Postings von DDD => Businesstipps fuer DJ's
• Fest bei GEMA anmelden
• Vorankuendigung in Monatsheften, Festivalkalendern, Internet, Tagespresse - zu Pressekonferenz einladen?
• Plakate und Flyer mitversenden lassen durch z.B. Partypackages, fruehzeitig anmelden, genaues Einlieferungsformat und Zeitpunkt abklaeren.
• Plakatierungsgenehmigung beim Bauamt beantragen mittels einer Liste der Plakatstandorte => Achtung, in Fußgaengerzonen darf meist nicht plakatiert werden.
• Bei Universitaeten, Fachhochschulen, Schulen etc. Plakatierung erfragen, sie haben meist eigene Plakatierungsordnung.
• Oertliche Kultur-Plakatwaende oder Saulen: Antrag auf Plakatierung stellen bzw. anmelden.
• Leihauto abklaeren für Transporte, z.B. kostenguenstig gegen Werbung auf Programmzettel.
• Funkgeraeteausleih oder Handys (moeglichst mit guter Freisprecheinrichtung!) abklaeren. Telefonnummern festlegen und sich dran halten!
• Parkplatzmitbenutzung für umliegend Parkplaetze abklaeren, Parkplatzeinweiserdienste festlegen.

Teil II: Konkrete Vorbereitung (fortgesetzt)

• Eigenes, gelagertes Material vorkontrollieren auf Vollstaendigkeit / Gebrauchsfaehigkeit.
• Fuer Plakate, Flyer, Programmhefte, TV, Radio, Presseankuendigungen Werbepartner (Sponsoren) suchen und Vereinbarung treffen.
• Plakate / Flyer drucken: Unbedingt fruehzeitig Angebote einholen, es gibt Wahnsinns-Unterschiede.
• Plakattraeger Hartfaserplatte (Presspappe) beschaffen, ev. als Spende, zuschneiden, vorbohren, Plakate draufkleistern, trocknen lassen - nie auf die glatte Seite kleben, da loest sich’s sehr leicht wieder ab.
• Plakate mindestens dreieinhalb Wochen vorher verteilen an Aushaengstellen Stadt, Kulturzentren, teilnehmende KuenstlerInnen der Region,
  KooperationspartnerInnen, Mitarbeiter, Plakatkleber... - vorher Liste machen.
• Mindestens zweieinhalb Wochen vorher Plakate aufhaengen.
• Aufbau / WC-Reinigung und Aufraeummannschaft (extern?) ordern, festlegen Strombelastungsplan und Wasserverteilungskonzept aktualisieren, Hauptleitungen vorbereiten.
• Aktuelle Standortliste, Programmablaufliste und aktuelle Notrufnummernliste erstellen
• Muellentsorgung klaeren, Durchfahrtsregelungen mit Nachbarschaft treffen
• Ankuendigung in Werbung - wie in Vorankuendigung, zusaetzlich TV, Radio Presse einladen, vom Event zu berichten. Freikartenverlosung
• Oertliche Feuerwehrwache und Polizeirevier informieren: Grundriss, Rettungswege, Programm, Gestattung und Genehmigung, Ansprechpartner mit Tel-Nr.
• Getraenkeausschank per Fass? Anstechgarnituren, Kohlensaeureflaschen, Durchlaufkuehler und Glaeser/Becher, Pfandregelung und Glaeserspuele und
  Schankanlagenpruefung/Reinigung klaeren.
• Essensausgabe? Moeglichst Gasgeraete verwenden, Gasflaschen ordern, abwaschbarer Belag fuer Theke, Geschirr, Besteck, Pfandregelung, Geschirrspueler, Abtrocknen klaeren.
  Fuer Essens- und Getraenkeausgabe gilt, dass mindestens eine Person einen Hygiene-Pass / Lebensmittelausweis besitzen muss. Natürlich nur, wenn der Ausschank / Verkauf des Essens vom Veranstalter selbst getätigt wird. Bei einem professionellen Gastronomiepartner muesste sowas normalerweise sowieso vorhanden sein.
• Gelaende aufraeumen, Stolperfallen beseitigen, Beleuchtung pruefen, unsichere Stellen absichern, Treppen kontrollieren, Schachtabdeckungen, Gelaender, Zaeune etc. .
• Nachbarn weitraeumig ausfuehrlich informieren mit Postwurfsendung, in kritischen Bereichen auch persoenlich vorbeigehen.
• Ggf. Leihautos holen, tanken.
• Einkaufen: Seife, Handtuchpapier, WC-Papier, Muelltueten, Pflaster?, Absperrband?, Gaffa-Band?, Catering fuer Kuenstler? Erkennungsschilder fuer Aktive?
• Zelte und aehnliches fuer die Allgemeinheit aufstellen, FOH-Platz (für PA-Mixer) und Buehne, Zusatzbeleuchtung fuer Panikfall und fuer Festende bereitstellen, Fahrradstaender?.
• Hinweisschilder für verschiedene Aktionen herstellen / vervielfaeltigen/ aufhaengen, Erkennungsschilder fuer Aktive herstellen falls nicht einkauft.
• Catering fuer KuenstlerInnen vorbereiten.
• Sanitaets-Raum vorbereiten, Organisationsbuero vorbereiten.
• Funkgeraete / Handys ausleihen, laden, testen, einweisen.
• Toilettenwagen platzieren, aufbocken, anschließen, pruefen.
• Verkehrsschilder vom Tiefbauamt holen, aufstellen, Beleuchtung kontrollieren, ggf. Abnahme durch Polizei-Revier.
• ausreichend Wechselgeld holen!
• Ggf. technische Anlagen, z.B. PA und Licht holen.
• Muelltueten aufhaengen, aufstellen.
• Erkennungsschilder fuer Aktive ausgeben, Einsatzplan fuehren.
• Ggf. Buehne, die über 4,5 m hoch ist, sowie genehmigungspflichtige Zelte (fliegende Bauten) vom Bauamt abnehmen lassen, Eintrag ins jeweilige Baubuch.
• Ggf. Abnahme der Staende mit dem Wirtschaftskontrolldienst WKD oder
  Veterinaeramt/Ordnungsamt.
• Getraenke vorkuehlen, Kuehlgeraete schon vorkuehlen lassen

Teil III: Die Party

Kurz vorher

• Alle Zugaenge abgesperrt, Feuerwehrzufahrt / Rettungswege frei?
• Stolperfallen auf Boden und Treppe beseitigt oder gut gekennzeichnet?
• Haengen keine Kabel oder Girlanden etc. in Feuerwehrzufahrt, Krankenwagenzufahrt?
• Feuerloescher noch zugaenglich? Notleuchten noch sichtbar? Alle Notausgaenge offen und frei zugaenglich? WCs beschildert? Erste-Hilfe-Raum beschildert? Steht Beleuchtung bereit für Hofbeleuchtung etc. bei naechtlichem Panik-Fall?
• Die gesamte Gelaendebeleuchtung auf naechtliche Dauerbeleuchtung schalten - keine Zeitschaltuhr.
• Funkgeraete / Handys betriebsbereit?
• Sanitaetsraum fertig bereitgestellt, mindestens 1 Auto-Verbandskasten liegt bereit? Sanitaeter ist ab sofort jederzeit erreichbar und in der Naehe?
• Notfallnummern liegen bereit, Telefon und Faxgeraet sind ab jetzt staendig besetzt durch Festleiter oder seinen Vertreter, der Festleiter ist ab sofort jederzeit zu erreichen, bei ihm laufen alle Informationen zusammen, er verlaesst die "Zentrale" nur wenig und nur kurz, Genehmigungen und Unterlagen liegen bereit.
• Anwesend: mindestens 1 Betreuer je Buehne, 1 Parkwaechter (Gelaendeaufsicht, Ordner, Noteinsaetze), 1 Person fuer qualifizierte erste Hilfe (und Entscheidung, ob ins Krankenhaus), 1 Springer fuer Notfaelle und Rundgaenge, 1 ortskundiger Fachmann fuer Strom, einer fuer Wasser/Abwasser.
• Genuegend WC-Papier zum Aufhaengen und Nachlegen; es muss immer genuegend WC-Papier da sein, sonst nehmen die Leute Taschentuecher oder Handtuchpapier was die Toiletten dann schnell verstopft. Geht das Wasser und Licht in den WC's? Fliesst das Wasser ab?
• Sind ueberall Muelltueten aufgehaengt, moeglichst verschiedenfarbige fuer Muelltrennung?
• Sind die Lampen an den Absperrungen eingeschaltet, sodass sie bei Dunkelheit anfangen zu blinken?

Teil III: Die Party

Rundgang bei den Staenden (intern)

• Jeder Stand mit Essen/Getraenken hat eine Handwaschgelegenheit, bestehend aus mindestens einem Eimer mit gelegentlich zu wechselndem Waschwasser, Seife und einem Eimer mit Wasser zum Haende nachspuelen, Papierhandtuecher (Einweg) zum Abtrocknen, hier darf kein normales Handtuch verwendet werden wegen Keimuebertragung). Saubere Haende!
• Keine Lebensmittel auf dem Boden lagern, verderbliche Ware im sauberen Kuehlschrank, Essensvorbereitung, Zubereitung und Lagerung fertigen Essens in getrennten Bereichen, kein Essen im Spuckbereich des Publikums außer einem unverkaeuflichen "Muster", also entweder unter einer Spuckschutz-Haube oder im rueckwaertigen Teil des Standes.
• Huehnerfleisch und Huehnereier muessen wegen Salmonellengefahr streng getrennt von der Zubereitung gelagert / verarbeitet werden, besonderst strenge Vorschriften, ebenso bei frischem Hackfleisch!
• keine Heißgeraete im Griffbereich des Publikums, offene Flammen weit weg von entzuendlichen Materialien.
• Feuerloescher stehen bei den Heißgeraeten bereit, Schaumloescher bzw. Loeschdecke bei Heissfett => Friteusen.
• Standbetreiber mit Heissfett werden informiert, dass brennendes Fett / Oel keinesfalls mit Wasser geloescht werden darf.
• Alle Waren sollten korrekt ausgeschildert sein. Falsch: Bier 2 Euro Richtig: Heineken 0,33 l, 2 Euro. Falls mit Marken gearbeitet wird, dementsprechend deutliche Angaben machen was wieviel kostet.
• Bei Vereinsstatut: In jedem Stand muss mindestens 1 Person Mitglied des Vereines sein, notfalls noch schnell Mitglied werden, da sonst je einzelnem Stand eine Genehmigungsgebuehr anfallen kann!
• Sind alle Kabeltrommeln abgewickelt (Brandgefahr!), sind alle Stromverbindungen im Falle von Regen geschuetzt, hochgelegt?
• Den Staenden die zulaessigen Wert-Bons (z.B. fuer das Catering der Artisten) zeigen, Hinweis, dass erkennbare Faelschungen nicht abgerechnet werden, Abrechnungsmodus erklaeren.
• Jeder Stand macht jeden Abend um seinen Stand herum sauber, besonders davor!
• Die Staende muessen puenktlich schliessen, dann im Stand jeweils Licht brennen lassen, damit der Nachtwaechter etwas sieht! Als moralische Sperre muessen Bierbaenke und Tisch so vor den Stand gestapelt werden, dass ein Ueberklettern nicht leicht ist und ein Eindringen Geraeusche verursacht.
• KEIN ALKOHOL an Jugendliche und erkennbar Betrunkene! Jugendschutzgesetz-Auszug soll aufgehaengt sein.

Teil III: Die Party

Rundgang bei Staenden etc. (offiziell mit Gewerbeamt, Feuerwehr, Bauamt etc. bei Bedarf)

• Foodbereich: Auf Waschgelegenheiten hinweisen. Saubere Lagerung der Lebensmittel betonen. Vermeidung von Einweggeschirr erklaeren.
• Fluchtwege erklaeren, insbesondere Zufahrt fuer Rettungsfahrzeuge. Eventuell Lageplan mit eingezeichneten Zufahrtswegen kopieren.
• Fluchttueren und Wege sind freigehalten, Feuerloescher stehen bereit.
• Betonung des eigenen Sanitaetsdienstes.
• Betonung, dass ueberall ortskundige Helfer sind.
• Betonung, dass die Laermwerte ertraeglich gehalten und draussen auch laengere Musikpausen eingehalten werden, dass die Festleitung staendig erreichbar ist bei eventuellen Beschwerden, die dann sofort abgestellt werden, wenn sie berechtigt sind; dass puenktlichst Schluss gemacht wird entsprechend der genehmigten Zeiten, dass Musikzugaben so geplant werden, dass sie bis zur Schlusszeit beendet sind (!) Gibt sonst boese Strafgelder wenn man Pech hat.
• Betonen, dass die Buehne nicht genehmigungspflichtig ist, wenn sie nur geringe Hoehe hat, bzw. Baubuch mit Pruefeintrag vorlegen, wenn sie hoeher ist.
• Toilettenwagen steht neben den vielen Toiletten in den angrenzenden Gebaeuden (falls vorhanden) zur Verfuegung.
• Zwischenzeitliche Meldung beim Polizeirevier, ob etwas anliegt. Das Revier hat die Nummer der Festleitung und kann dort immer einen Verantwortlichen erreichen.

Waehrend dem Fest:
Die Festleitung ist immer erreichbar, auch wenn es langweilig sein sollte, fuer den Fall der Faelle. Die Festleitung geht nur in ganz wenigen besonderen Gelegenheiten selber auf das Fest, macht nur gelegentlich einen kurzen Rundgang, solange ist ein kompetenter Vertreter in der Zentrale, der die
Festleitung sofort erreichen kann.

Alle wichtigen Vorgaenge zwecks Dokumentation notieren als Protokoll, insbesondere Anrufe von Nachbarn, Polizei etc. und was u.U. die Organisation der Polizei selber mittgeteilt hat. Wichtig fuer etwaige rechtliche Fragen hinterher.

Ende vom Fest

• Auf rechtzeitiges Ende des Programms achten, trotz Zugaben! In der Regel sind Zugaben in den Zeitplan mit einkalkuliert.
• Auf rechtzeitiges Schließen der Staende achten. Helles Licht einschalten für das Aufraeumen und Heimgehen.
• Auf leises Heimgehen der Gaeste achten, insbesondere im Zusammenhang mit Betrunkenen und (Glas-)Flaschen oder Glaesern.
• Buehnentechnik zusammenraeumen.
• Platzbewachung ist bereits bei Festende da, das ist in der Regel der kritischste Augenblick!

Nachbereitung

• Schlussabrechnung mit den Staenden
• ggf. geliehene Technik wegpacken / zurueckfahren, bis dahin gibt es Platzbewachung
• Muellentsorgung / Containersonderleerung
• Verkehrsschilder zurueckbringen
• Allgemeineinrichtung abbauen z. B. Festmoebel, Zelte, Buehne, PA-Turm ...
• WC-Wagen reinigen, Rohre abbauen, transportfertig machen
• Schlussreinigung Zufahrten, Platz, Treppenhaeuser und Halle mit allen Helfern
• Plakate abhaengen
• ggf. Leihauto zurueckbringen
• ggf. entstandene Probleme mit Nachbarn, Polizei etc. bearbeiten, zumindest nachfragen (es ist immer was!), Schlussbesprechung mit oertlichem Polizei-Revier (telefonisch)
• GEMA genauen Festablauf mit Musiklisten schicken
• KSK(Kuenstlersozialkassen)-Abrechnung erstellen (ca. 3,8 % der Gage)
• Dokumentation zusammenstellen
• Schlussabrechnung erstellen (Detaillierte Abrechnung für internen Gebrauch,
  zusammengefasste Abrechnung im Vergleich zur Planung mit Erlaeuterung von Abweichungen ggf. fuer Zuschussgeber.
• Dankeschoen fuer Helfer in Form eines Essen oder einen kleinen Party?

Allgemeine Anmerkungen

Wichtiger Grundsatz: Es passiert immer etwas unvorhergesehenes, daher ist es sinnvoll, in allen Bereichen etwas Reserve mit einzuplanen. Wenn alles ein wenig besser als unbedingt noetig organisiert ist, kann man auch Zusaetzliches gelassen verkraften.

Nicht alles muss man selber machen, Arbeit verteilen ist das Stichwort. Es ist wichtig vorher genaue Absprachen zu machen mit den Leuten, wer was wie zu tun hat. Dazu kann man fuer jede Gruppe z.B. ein Drehbuch schreiben wo alles relevante drinn steht, einschliesslich Telefon-nummern, Aufgabenbereich, Lageplan und Prozeduren.

Die Liste wird bei Bedarf ergaenzt, Feedback und Anregungen per PN sind willkommen, haben jedoch nichts im Thread verloren.

Cheerio